Zeitinseln schaffen

Zeitinseln schaffen – Z01

Wir kennen dies wohl alle: Beim Arbeiten unterbrochen zu werden ist unschön und kostet uns die ganze Konzentration zu der momentanen Tätigkeit resp. Aufgabe. Gemäss Studien braucht es dann rund 25 Minuten, bis wir wieder auf dem Konzentrationslevel wie vorhin sind.

Ich möchte hier vier Tipps geben wie wir im Alltag Zeitinseln einbauen können.

Mir ist klar, Unterbrechungen lassen sich nicht gänzlich vermeiden. Je nach Job gehört dies auch zum Stellenprofil mit dazu.

Vor einiger Zeit, als wir neue Mitarbeitende einarbeiten mussten, war ich für den schnellen Support zuständig. Als sich die Fragen häuften und ich pro Stunde mehrmals unterbrochen wurde, habe ich mit der Person zwei oder drei Mal pro Woche eine fixe Zeit reserviert. Dann haben wir dort die angesammelten Probleme besprochen und Lösungen gesucht.

Mit dieser Methode haben wir uns Zeitinseln geschaffen, wo wir uns konzentriert den Problemen angenommen haben. Diese Zeitinseln sind dann als Termine zu behandeln und man wird auch wiederum nicht durch andere unterbrochen.  

Sind Sie am Morgen oder an bestimmten Tageszeiten besonders Leistungsfähig? – Schaffen Sie sich dazu auch Ihre persönlichen Zeitinseln. Machen Sie die Türe zu. Arbeiten Sie konzentriert und erledigen Sie bestimmte Arbeiten. Um das Umfeld nicht allzu fest zu belasten, sollten folgende Punkte beachtet werden.

1. Kommunizieren Sie

– Begründen Sie Ihre Vorgehensweise
– Teilen Sie den Mitarbeitenden diese Zeitinseln mit.

2. Maximal 60 Min

– Am besten weniger als 60 Minuten
– Haben Sie Büroöffnungszeiten?
– Legen Sie die Zeitinseln vor diese Öffnungszeiten. Zum Beispiel von 7 – 8 Uhr morgens, oder direkt nach dem Mittag.

3. Machen Sie einen Termin mit Ihnen selber

– Behandeln Sie den Termin wie ein ganz normaler Termin
– Bereiten Sie sich vor
– Lassen Sie sich nicht ablenken
– wenn es geht, schliessen Sie die Türe

4. Planen Sie die Aufgaben

– Planen Sie die Aufgaben, die Sie jeweils in dieser Zeitinsel erledigen wollen

Diese 4 Tipps sollten Ihnen helfen, diese Zeitinseln für sich zu schaffen. Nochmals für mich der wichtigste Tipp: Kommunizieren Sie. Es kann nicht sein, dass jemand immer um 8 Uhr die Türe schliesst und bis zur Kaffeepause um 9 Uhr nicht erreichbar ist, und niemand weiss Bescheid. Diese Information sind Sie Ihren Mitarbeitenden schuldig.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit Störungen resp. wie haben Sie dies in den Griff bekommen? Teilen Sie uns dies doch in den Kommentaren mit.

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